隨著遠程工作重新定義了傳統(tǒng)的工作場所，IT團隊需要實施新的協(xié)作計劃，以維持業(yè)務(wù)增長并促進創(chuàng)新。

在過去的幾個月，大多數(shù)企業(yè)都在利用諸如視頻會議和聊天工具等協(xié)作和生產(chǎn)力技術(shù)，讓他們的團隊員工在家遠程工作。雖然遠程協(xié)作對于銷售和市場營銷等部門來說可能更容易采用，但IT團隊也找到了適應(yīng)遠程工作和更有效協(xié)作的新方法。

對于軟件開發(fā)商Zoho公司來說，向遠程工作的過渡一直很順利。但是，由于某些IT團隊需要滿足在遠程環(huán)境中成功工作的獨特需求，因此也面臨一些挑戰(zhàn)。

與六個月前相比，促進企業(yè)內(nèi)部的協(xié)作看起來完全不同。盡管需要處理一些棘手的問題，例如如何遠程解決硬件問題，如何與用戶更好地交互，以及如何提供遠程幫助，但企業(yè)的團隊已經(jīng)學會了將其傳統(tǒng)工作模型轉(zhuǎn)變?yōu)橐环N可增強協(xié)作、并維持未來混合工作環(huán)境的模式。

通過戰(zhàn)略規(guī)劃、清晰的溝通和大量的實驗，企業(yè)的IT領(lǐng)導者開發(fā)了協(xié)作活動，無論未來的工作環(huán)境如何，協(xié)作活動都將不斷發(fā)展。

以下是可以幫助企業(yè)提高效率，并促進數(shù)字化轉(zhuǎn)型的六個IT協(xié)作練習：

1.啟用彈性的工作時間

許多IT團隊為客戶和員工提供全天候支持。在發(fā)生疫情之前，大多數(shù)支持團隊都依靠戰(zhàn)略計劃來確保支持人員始終可用?，F(xiàn)在，隨著員工在家遠程工作，靈活的時間表至關(guān)重要。

讓企業(yè)的IT團隊成員選擇適合他們的遠程工作生活方式并滿足支持需求的時間表，將會提高整個團隊的效率。企業(yè)鼓勵員工設(shè)定自己的工作時間，以便例如需要在早上幫助孩子進行遠程學習的在職父母可以在晚上工作。

企業(yè)為其團隊成員安排自由的工作時間將提高工作效率。當員工的工作時間與他們的個人生活相沖突時，他們的工作質(zhì)量就會受到影響。此外，靈活的日程安排鼓勵員工與他們以前可能從未遇到過的團隊成員進行互動。而企業(yè)的管理者應(yīng)該和員工一起減輕壓力，并鼓勵團隊合作。

2.實施智能票務(wù)系統(tǒng)

采用功能強大的票務(wù)軟件系統(tǒng)可以幫助團隊成員、客戶和其他人員之間實現(xiàn)無縫協(xié)作。需要尋找一個可以自動執(zhí)行任務(wù)并為企業(yè)完成工作的系統(tǒng)。自動執(zhí)行票證分配、發(fā)送電子郵件請求以及分析員工的工作量，不僅可以為企業(yè)節(jié)省工作時間，而且還可以為其IT團隊提供有關(guān)哪些方面需要改進的客觀見解。

企業(yè)的IT團隊使用一個系統(tǒng)，該系統(tǒng)可以在同一工作日程上將大型任務(wù)分配給多個成員，并通知他們，以便可以根據(jù)他們在線的時間進行協(xié)作，還可以平均分配票證，從而使員工工作不會超載。

最重要的是，智能票務(wù)系統(tǒng)應(yīng)可使企業(yè)的IT團隊與客戶進行有效的協(xié)作。通過通知、聊天工具集成和服務(wù)等級協(xié)議(SLA)提醒等智能功能，團隊成員將及時處理問題并與客戶進行有效溝通。

3.重新構(gòu)想會議

傳統(tǒng)的會議方式并不適用于遠程工作環(huán)境。例如， IT團隊通常定期在會議室開會，以討論緊迫的問題和提高效率的方法。

安排更加頻繁的線上會議可以使員工做好準備并提出所有想法，以便他們可以更有效地進行協(xié)作。雖然更頻繁的視頻會議最初可能需要一些時間來適應(yīng)，但團隊成員會很快感到彼此更加自在，協(xié)作也會更加自由。

4.投資教育和培訓

促進企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的最佳方法之一是投資于團隊的持續(xù)教育。舉辦有關(guān)各種主題的遠程培訓課程可以幫助工作人員跟上新技術(shù)和新主題的發(fā)展，并鼓勵他們相互學習。

培訓和鼓勵團隊成員需要共同努力，并將他們學到的新概念應(yīng)用于當前任務(wù)。IT團隊成員還與來自不同業(yè)務(wù)部門(例如市場營銷、支持和其他領(lǐng)域)的員工進行培訓和合作。

5.抽出時間共同完成任務(wù)

在疫情發(fā)生之前，員工可以在企業(yè)會議室一起工作或在午餐時間討論任務(wù)。遠程工作使即興協(xié)作機會更加困難。企業(yè)需要確保IT團隊騰出一些時間(無論是一周一小時還是每天幾分鐘)來參加會議并共同處理任務(wù)。可以將其視為數(shù)字會議室，每個人都可以參與其中，討論并共同解決問題。安排協(xié)作會議使團隊成員比在辦公室開會更快地解決了問題。

6.規(guī)劃適合企業(yè)遠程環(huán)境的社交活動

許多遠程工作場所可以安排定期的虛擬茶歇、游戲和其他在線社交活動。但是，并非所有社交活動都能在遠程工作環(huán)境中很好地進行轉(zhuǎn)換。然而，開展一些活動會使員工感到精疲力盡。雖然保持聯(lián)系和社交很重要，但需要確保選擇適合IT團隊的活動。

例如，Zoho公司每年都會通過大型內(nèi)部會議來慶祝“系統(tǒng)管理員日”。而今年第一次進行遠程慶祝，并取得了令人難以置信的成功。

Zoho公司規(guī)劃了一些活動，例如虛擬游戲、歌舞比賽以及與IT團隊成員緊密聯(lián)系的練習，他們非常喜歡這些活動。并且更好的是，這種形式鼓勵了更多的團隊成員加入，并且增加了熟悉和了解。通過提高團隊成員的信心，開展的遠程活動促進了所有參加者之間的協(xié)作。反過來，加強了團隊之間的聯(lián)系，這些聯(lián)系已經(jīng)轉(zhuǎn)化為工作項目，并在未來進行更多的協(xié)作。

IT團隊在當今的工作環(huán)境中面臨著新的挑戰(zhàn)。但是從長遠來看，找到能夠增強協(xié)作、溝通甚至社會聯(lián)系的新流程，可以幫助企業(yè)實現(xiàn)遠程、面對面或混合工作模式。

企業(yè)可以嘗試采用新策略，找出最有效的方法。嘗試新的流程來規(guī)劃未來，而這不會限制特定的工作環(huán)境。通過重新構(gòu)想業(yè)務(wù)流程并創(chuàng)建靈活性，企業(yè)將允許其團隊發(fā)展壯大并建立良好的遠程工作環(huán)境，從而維持其業(yè)務(wù)長期運營。

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