重磅,推薦性國家標準《信息技術OFD檔案應用指南》(以下簡稱OFD/A標準)正式發(fā)布,并將于2023年7月1日正式實施。

百望云基于在版式技術領域的多年耕耘,與國家檔案局檔案科學技術研究所、中國電子技術標準化研究院、北京數(shù)科網(wǎng)維技術有限責任公司等單位一同參與了OFD/A標準的起草編寫工作,為信息技術標準化的推進做出了貢獻。

百望云版式事業(yè)部總經(jīng)理馮輝作為標準制定起草人之一,代表百望云參與了整個標準由起草到制定的全過程。在標準編制過程中,百望云憑借在版式領域的技術優(yōu)勢以及產(chǎn)品研發(fā)經(jīng)驗,與來自各行業(yè)的學者交流探討,積極提出有效提案,進一步推動了OFD在檔案領域的應用和規(guī)范,對于守護寶貴的檔案信息資源有重要意義。

OFD/A國家標準發(fā)布的重要意義

OFD(Open Fixed-layout Document) ,是由工業(yè)和信息化部軟件司牽頭中國電子技術標準化研究院成立的版式編寫組制定的版式文檔國家標準,屬于中國的一種自主格式,具有開放、安全和擴展性強等特點。2016年10月13日由國家標準委員會發(fā)布《電子文件存儲與交換格式版式文檔》(GB/T 33190-2016),正式將OFD格式確立為我國電子文件的國家標準。

標準發(fā)布以來,在黨政機關電子公文、電子證照、電子發(fā)票等領域應用較為廣泛,但是OFD是面向文書、圖形圖像甚至多媒體索引而設計的通用文檔格式,加上技術實現(xiàn)眾多,市場上流通的OFD文件并不一定滿足檔案長期保存要求。所以,就像PDF有PDF/A、PDF/E等配套一樣,OFD也需要發(fā)展在檔案長期保存等方向的子項標準。

OFD/A國家標準是在GB/T 33190規(guī)定的格式基礎上,對照DA/T 47《版式電子文件長期保存格式需求》,對文件結(jié)構、頁面描述、動作、注釋和自定義標引等各部分進行限定和補充說明;目標是保證版式文件在維持OFD標準符合性的前提下,滿足信息自包含自描述等長期保存要求,在可讀可用方面實現(xiàn)軟硬件環(huán)境無關,確保檔案文件本體及元數(shù)據(jù)的真實性、完整性和可用性;該標準的發(fā)布實施填補了國標委工二函〔2009〕69號等文件后的標準空白,進一步完善了電子檔案在辦公中的應用標準和規(guī)范。

7月1日后,OFD檔案需要這樣保存

OFD/A國家標準如此重要,那在其7月1日實施以后,政府、企業(yè)及公共組織的電子文件如何處理才能滿足歸檔要求呢?

按照OFD/A標準,辦公自動化、政務服務和票據(jù)開具平臺等業(yè)務系統(tǒng)應在辦結(jié)時及時生成或轉(zhuǎn)換為符合該標準的文件;掃描、識別和著錄后的檔案數(shù)字化副本應采用該格式,并實現(xiàn)文件內(nèi)容、結(jié)構和背景的一體化管理。

那問題又來了!

怎樣才能實現(xiàn)生成或轉(zhuǎn)換為符合標準的文件?

又如何完成文件內(nèi)容、結(jié)構和背景的一體化管理呢?

百望云憑借在版式技術研發(fā)領域的深耕,基于OFD/A國家標準,升級了百望綠葉解決方案,通過在電子文件生成、利用、閱讀、歸檔等全生命周期各個階段進行OFD/A的規(guī)范化處理,幫助政府、企業(yè)及公共組織實現(xiàn)電子文件的標準化應用與歸檔,以及電子文件內(nèi)容、結(jié)構和背景的一體化管理。

生成

在電子文件生成階段,使用百望綠頁,按照OFD/A標準進行文件組織,一步到位生成符合歸檔要求的電子文件。

閱讀

在閱讀階段,使用百望綠頁自帶的OFD/A工具,可以一鍵檢測當前文檔是否符合OFD/A標準,如果符合,提示“該文檔完全符合OFD/A標準”;如果不符合,則列出具體不符合的信息及其對應對象,對于不符合OFD/A標準的文檔,支持導出錯誤信息,也支持將其轉(zhuǎn)換為符合OFD/A標準的文檔。規(guī)范性校驗,并在校驗完成后進行OFD/A規(guī)范性轉(zhuǎn)換。

利用

在利用階段,使用百望綠頁,可一鍵進行電子文檔的OFD/A規(guī)范性校驗,并在校驗完成后,實現(xiàn)OFD/A規(guī)范性轉(zhuǎn)換,最終滿足文件的歸檔要求。

當然,電子文件規(guī)范化處理方案并非可以任意選擇,針對待歸檔電子文件的不同文件狀態(tài)、不同文件格式以及不同應用場景,需要采用不同的解決方案,百望綠頁也正是在此需求下,圍繞版式文件生成、閱讀、利用、安全全生命周期進行應用產(chǎn)品和服務的研發(fā),并通過三層OFD、結(jié)構化數(shù)據(jù)標引、業(yè)務標簽等實現(xiàn)檔案內(nèi)容的快速分類、精準分析、信息保護、擴散控制,不僅做到檔案可用,而且做到檔案易用、好用,支撐廣大用戶全方位、多場景、多形態(tài)的版式技術和產(chǎn)品需求,賦能國家信創(chuàng)發(fā)展和行業(yè)數(shù)字化建設。

作為專注版式技術研發(fā)的服務商,多年來,百望云持續(xù)參與國家和行業(yè)信息技術標準建設、普及工作,除了《信息技術OFD檔案應用指南》,百望云還參與制定了《OFD在政府網(wǎng)站網(wǎng)頁歸檔中的應用指南》、《行政事業(yè)單位一般公共預算支出財務報銷電子會計憑證檔案管理技術規(guī)范》等國家及行業(yè)標準,為國家行業(yè)信息技術應用標準的完善做出了積極貢獻。

新年伊始,國家檔案局檔案科學技術研究所發(fā)來感謝信,感謝百望云特別是馮輝同志在國家標準《信息技術OFD檔案應用指南》編制過程中多次提出極具創(chuàng)造性的高質(zhì)量提案,充分展示了公司在自主版式文檔技術領域的專業(yè)性。2023,奮進新征程,百望云將繼續(xù)秉承自主研發(fā)、應用創(chuàng)新、市場引領的理念,持續(xù)專注版式技術在電子公文、電子證照、電子檔案、電子票據(jù)以及其他行業(yè)的應用,為企事業(yè)單位和個人的信息化應用提供強勁動力,與客戶、產(chǎn)業(yè)伙伴共贏數(shù)字時代。

審核編輯黃宇