如果工作場所存在超級反派，其中之一可能會被命名為“信息孤島”，因為它們能夠?qū)镜纳a(chǎn)力和協(xié)作造成嚴(yán)重破壞。當(dāng)公司決定使用太多互不關(guān)聯(lián)的工具來完成工作時，“信息孤島”就會出現(xiàn)，導(dǎo)致團隊需要耗費大量時間才能就某件事情達成共識。這種溝通和協(xié)作的障礙會耽擱工作進展。

打敗這一邪惡敵人的超級英雄就是統(tǒng)一的工作管理系統(tǒng)。在一個互聯(lián)平臺上完成所有工作的工具，是打破團隊之間“信息孤島”的最佳武器。工作管理系統(tǒng)利用工具和工作方法來管理時間、資源、團隊和任務(wù)。它讓公司走上一條清晰的戰(zhàn)略道路，以改善團隊協(xié)作、溝通和聯(lián)系。
接下來，我們將介紹以下Atlassian工具和功能：Jira（用于項目管理）、Confluence（用于連接的知識中心）、Jira Product Discovery（用于構(gòu)思和優(yōu)先排序）以及Atlassian Home中的Goals（用于團隊、項目和任務(wù)的即時更新）。
歡迎和Atlassian全球白金合作伙伴——龍智一起，深入探討如何使用這些強大的工具，來擊破“信息孤島”這一“惡勢力”。

跨團隊實時查看工作

使用Jira以任何喜歡的方式查看工作。組織中的每個人都可以選擇適合自己的方式查看和跟蹤工作進度。

Jira看板和列表視圖

假設(shè)您是一名營銷經(jīng)理，正在與參與項目的團隊開展會議。從看板或列表視圖開始，使用“分組”功能篩選該視圖，以查看以下內(nèi)容：

狀態(tài)更新：查看哪些工作已經(jīng)準(zhǔn)備好進行審查。

指派者：查看每個團隊成員正在進行的工作。

優(yōu)先級別：優(yōu)先處理最重要的任務(wù)和行動項。

Jira時間線視圖

Jira的另一個實用功能是時間線視圖，它的原理類似于甘特圖。在該視圖中，您可以按日期查看任務(wù)和子任務(wù)的清單，并隨著進度的更新擴展或刪除這些任務(wù)。

您還可以在此視圖中創(chuàng)建依賴關(guān)系，系統(tǒng)會自動調(diào)整時間軸上的起止日期，確保一個任務(wù)只有在上一個任務(wù)完成之后才能開始。這有助于團隊成員跟進自己的工作和截止日期，對于管理者，也可以確保任務(wù)按照正確的順序完成，避免團隊任務(wù)超載。

Jira日歷視圖

通過Jira日歷視圖，您可以輕松查看團隊內(nèi)部和跨團隊的所有任務(wù)截止日期，從而節(jié)省時間并減少不必要的會議。

例如：您可以將“平臺開發(fā)”團隊的日歷拉進Jira的日歷中。這樣一來，您就能看到他們的發(fā)布日期和進度，進而加強與軟件團隊的協(xié)作。

此外，如果您想再次確認所有任務(wù)是否都涵蓋了，可以按“未安排”來篩選日歷視圖，找出所有無截止日期的任務(wù)。然后，將任務(wù)指派給有空檔的團隊成員。該成員就會收到新的指派通知，如果有任何問題，他們可以隨時與您同步溝通。

Jira概覽視圖

Jira概覽視圖以進度儀表板的形式提供項目的總體概覽。它是一種簡便的方式，讓您在一個地方了解項目的整體進展。在概覽視圖中，您可以看到：

任務(wù)狀態(tài)的快照：如“待辦”、“審查中”或“已完成”，以確定是否存在瓶頸或值得慶賀的進展。

優(yōu)先順序列分類：幫助了解哪些任務(wù)比其他任務(wù)更優(yōu)先，并確保優(yōu)先順序劃分的準(zhǔn)確性。

項目中涉及的工作類型：以評估是否需要增加具有獨特職能的團隊成員。

總體工作量：幫助了解團隊成員的工作負載，確保不會有人過度勞累。

使用表單管理跨職能工作請求

表單是一種簡便而有效的方式，可以改善跨職能團隊的溝通和信息交流。在Jira中，表單功能使組織內(nèi)的團隊能夠請求任務(wù)、故事或資產(chǎn)，或收集其他信息。

使用Jira表單，您可以：

幫助團隊以外的人員將工作或任務(wù)請求發(fā)送到您所在的項目團隊。

從其他團隊和利益相關(guān)者那里收集準(zhǔn)確的信息，幫助簡化重復(fù)工作流中的依賴關(guān)系。

按類型整理表單，確保請求分類明確，以便將其分配給合適的人。

例如：假設(shè)您的公司正在推出一款新產(chǎn)品。作為營銷團隊的負責(zé)人，您需要從其他部門獲取額外的背景資料才能做好工作。在Jira中，創(chuàng)建一個資產(chǎn)表單，并將與產(chǎn)品經(jīng)理、設(shè)計師和工程師共享。為設(shè)計師和工程師添加具體的說明，要求提供圖片和截圖。對于產(chǎn)品經(jīng)理，請求在營銷材料中提供關(guān)鍵的營銷要點和突出的產(chǎn)品功能。

每個表單都有包括其他關(guān)鍵字段的選項，這些字段將確保所有人都保持一致，并按照計劃進行。從截止日期到優(yōu)先級，讓您的表單保持一致，填寫相同的關(guān)鍵信息，這將幫助您保持跨團隊之間的有效溝通和協(xié)作。

提供全公司范圍內(nèi)的更新，確保所有人保持

在統(tǒng)一的信息中心發(fā)布全公司的更新，確保每個人都能同步了解最新動態(tài)，從而推動業(yè)務(wù)發(fā)展。在Confluence中，可以在首頁發(fā)布更新。首頁就像一個虛擬的集散地，團隊成員可以在這里快速了解公司正在發(fā)生的事情，或者直接回到最近的工作。

從首頁中，您可以查看最近的文章或待辦事項，快速導(dǎo)航到正在參與的各個項目空間，或使用模板或從頭開始創(chuàng)建一個新的Confluence頁面。

例如，假設(shè)您是一位項目經(jīng)理，需要整理一份全體會議的總結(jié)文檔。您可以創(chuàng)建一個新的Confluence頁面，并使用會議模板。這份文檔包括了每個團隊目前的成果更新以及待完成的工作。您可以突出需要解決的問題，并預(yù)留一個討論區(qū)，用于討論新產(chǎn)品的構(gòu)思和下一步行動。

請記住，這是一個動態(tài)文檔，即使會議結(jié)束后也可以隨時更新和整理。您可以@相關(guān)利益相關(guān)者，獲取他們的反饋或請求跟進。在首頁上，公司中的每個人都可以查閱該頁面，了解會議的詳細內(nèi)容，并輕松查看項目的進展情況。

通過智能鏈接嵌入其他工具中的相關(guān)工作

Confluence的智能鏈接是一個非常實用的功能，有助于打破團隊之間的信息孤島。智能鏈接允許用戶將其他Atlassian工具中的相關(guān)工作直接嵌入到任何Confluence頁面中。這樣一來，團隊就可以共享各種動態(tài)的項目視圖和日歷，在同一個Confluence頁面上快速了解最新的變化。也就是說，即使其他工具或頁面中的內(nèi)容發(fā)生了更新，您也不會丟失上下文，始終保持信息同步。

當(dāng)添加智能鏈接時，您可以通過將鼠標(biāo)懸停在鏈接上預(yù)覽鏈接的目標(biāo)頁面，或者將其作為嵌入視圖插入。更方便的是，您還可以直接在Confluence頁面中編輯嵌入的頁面內(nèi)容。

舉個例子，假設(shè)您的設(shè)計團隊正在Confluence中創(chuàng)建一個沖刺頁面。在這個頁面中，他們可以復(fù)制并粘貼Jira的日歷鏈接，這樣每個人都可以在沖刺頁面中查看所有的截止日期和任務(wù)。如果您或者其他團隊成員對日歷進行了任何修改，這些更改會自動同步到嵌入的日歷和Jira中對應(yīng)的日歷上。

另一個選項是將Jira Product Discovery 中的路線圖智能鏈接添加到Confluence頁面中，以展示該設(shè)計沖刺如何與當(dāng)前所有的產(chǎn)品創(chuàng)意相結(jié)合，并融入到整個產(chǎn)品路線圖中。

從一個中心位置頭腦風(fēng)暴，并對產(chǎn)品創(chuàng)意進行投票

提升團隊協(xié)作效率的一個重要方面是，以透明且高效的方式達成關(guān)于某個創(chuàng)意的共識。Jira Product Discovery的創(chuàng)意功能可以幫助您實現(xiàn)這一點。

當(dāng)您將一個創(chuàng)意添加到Jira Product Discovery時，為其他團隊成員提供上下文信息非常重要。這可能包括鏈接到之前設(shè)計沖刺的相關(guān)文檔或路線圖，以便利益相關(guān)者了解該創(chuàng)意如何與整體計劃相契合。利益相關(guān)者可以添加他們的觀點，留下評論，或討論這個創(chuàng)意的可行性。產(chǎn)品團隊成員和利益相關(guān)者還可以對實現(xiàn)這個創(chuàng)意所需的影響力和工作量進行評分。

比如說，一位市場營銷人員提出一個關(guān)于忠誠度計劃的創(chuàng)意，希望將其應(yīng)用到公司的產(chǎn)品中。此創(chuàng)意的目標(biāo)是“取悅客戶”，這讓其他人清楚地了解了所提創(chuàng)意的目的。如果有研究支持該建議，他們可以在評論中留下鏈接，或添加自己的見解，以加強對這個創(chuàng)意的支持。

接下來，產(chǎn)品和開發(fā)團隊的成員可以對這個創(chuàng)意進行投票，表明他們是否支持這個想法，并說明投票的原因。產(chǎn)品經(jīng)理將根據(jù)投票結(jié)果、創(chuàng)意的可行性以及投入產(chǎn)出比來做出最終決定。如果決定推進這個創(chuàng)意，產(chǎn)品經(jīng)理可以在Jira中添加一個史詩（Epic），并將其鏈接到平臺開發(fā)團隊。這樣，就將該創(chuàng)意加入到了軟件開發(fā)人員的工作隊列中，并展示了Atlassian工具和跨職能團隊之間的無縫銜接。

在整個組織中設(shè)置并跟蹤團隊目標(biāo)

Atlassian Home中的Goals功能是一個非常好的工具，可以幫助團隊透明地實現(xiàn)組織目標(biāo)。借助Atlassian Goals，管理者和高層可以清晰地看到目標(biāo)實現(xiàn)的進度。

假設(shè)您在年度規(guī)劃會議上確定了一個主要目標(biāo)：在各個部門推廣AI技術(shù)。那么，每個部門都需要添加并組織關(guān)鍵里程碑，以實現(xiàn)這一目標(biāo)。

Atlassian Goals與具體的工作任務(wù)相對應(yīng)，每個人都可以看到并定期更新，同步了解最新的進展情況。而且，只需點擊幾下，您就可以深入了解詳細的信息，例如：誰在負責(zé)、做了什么以及什么時候完成的。團隊和全公司的目標(biāo)不再是“設(shè)置完就忘了”，而是會每月更新。現(xiàn)在，每個領(lǐng)導(dǎo)者和團隊成員都可以在個性化的Atlassian Home 中查看和管理這些目標(biāo)。

不要讓信息孤島阻礙您的組織發(fā)展

信息孤島是任何組織都頭疼的問題。但是，這并不意味著您束手無策。只要正確地使用 Atlassian的工具和流程，您就可以打破信息孤島，推動組織走向成功。

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審核編輯 黃宇