很多時(shí)候我們?cè)谡勲娮雍灱s能給企業(yè)帶來(lái)哪些價(jià)值時(shí),大多圍繞“降本增效”和“安全合規(guī)不可篡改”的方向展開(kāi)。而文章開(kāi)篇提到的這些恰恰經(jīng)常被用來(lái)闡釋這兩個(gè)維度。這些聽(tīng)起來(lái)相對(duì)容易理解,也確實(shí)是企業(yè)關(guān)心的問(wèn)題。關(guān)于電子簽約的應(yīng)用價(jià)值,一家融資租賃企業(yè)做了一份數(shù)據(jù)總結(jié):“應(yīng)用電子簽約后,跟一家代理商簽約一年可節(jié)省60萬(wàn)的郵寄打印費(fèi),現(xiàn)在只在10家代理商中應(yīng)用了電子簽約,一年共節(jié)省了600萬(wàn)。后續(xù)打算推廣至60家代理商。”

算下來(lái),這確實(shí)是一筆不菲的費(fèi)用。但如果深究,我們發(fā)現(xiàn)前面只是冰山一角,能闡述“降本增效”這個(gè)價(jià)值點(diǎn)的維度遠(yuǎn)不止此。正如“簽約提效可節(jié)省15天的資金流轉(zhuǎn)周期”類似的反饋所呈現(xiàn)的那樣,電子簽約對(duì)企業(yè)的影響遠(yuǎn)比我們看到的“節(jié)省郵寄打印成本”要多。而這種“多”是建立在不同行業(yè)、不同企業(yè)各自應(yīng)用場(chǎng)景之上的。

拿其中的供應(yīng)鏈場(chǎng)景來(lái)說(shuō)。前不久,我們?cè)L談了一些企業(yè),在這過(guò)程中意識(shí)到“哪怕大家都將電子簽約應(yīng)用在了供應(yīng)鏈場(chǎng)景,后續(xù)所產(chǎn)生的效應(yīng)也不同?！?/span>可以說(shuō)電子簽約在每家企業(yè)都有自己的專屬故事。下面要說(shuō)的這則案例調(diào)研,來(lái)自一家早在2017年就開(kāi)始使用上上簽電子簽約的大型連鎖零售企業(yè)。

一、在普遍關(guān)注供應(yīng)鏈提效時(shí),簽約痛點(diǎn)被放大

供應(yīng)商簽約場(chǎng)景

在剛剛過(guò)去的“2021中國(guó)零售業(yè)供應(yīng)鏈年會(huì)“上,中國(guó)連鎖經(jīng)營(yíng)協(xié)會(huì)彭建真秘書長(zhǎng)分享了對(duì)協(xié)會(huì)理事會(huì)關(guān)于供應(yīng)鏈話題的調(diào)研。調(diào)研結(jié)果顯示,在企業(yè)負(fù)責(zé)人最關(guān)注的供應(yīng)鏈話題里,排在首位的是“提升企業(yè)供應(yīng)鏈效率的數(shù)字化應(yīng)用”,包括供應(yīng)鏈自動(dòng)化和智能化。作為國(guó)內(nèi)連鎖商超的頭部企業(yè),這家企業(yè)自成立伊始就極其注重用數(shù)字化手段完善供應(yīng)鏈科技體系。20年間集團(tuán)業(yè)務(wù)已覆蓋全國(guó)29個(gè)省份,500多個(gè)城市,超市數(shù)量達(dá)到1000多家。

如此迅速的發(fā)展更多的得益于集團(tuán)長(zhǎng)久以來(lái)對(duì)數(shù)字化建設(shè)的投入。在連鎖商超行業(yè),這家企業(yè)是較早開(kāi)始實(shí)踐電子簽約的品牌之一。其擁有國(guó)內(nèi)完善的供應(yīng)鏈管理體系,在供應(yīng)商資質(zhì)審核、入駐合作、訂單簽署、對(duì)賬結(jié)算和金融服務(wù)等業(yè)務(wù)場(chǎng)景均存在簽約需求。

考慮上線電子簽約,主要是面臨以下挑戰(zhàn):

企業(yè)的供應(yīng)商超過(guò)2萬(wàn)家,簽約單據(jù)數(shù)量龐大。最初是基于傳統(tǒng) UKEY 解決方案,將電子簽約應(yīng)用于供應(yīng)商貸款服務(wù)中,但這種方式存在運(yùn)維成本高、簽署體驗(yàn)不佳、系統(tǒng)兼容性差等制約因素,申請(qǐng) UKEY 的時(shí)長(zhǎng)甚至要久于合同簽署,無(wú)法適應(yīng)企業(yè)信息化建設(shè)及業(yè)務(wù)線上化簽署的要求,所以一直無(wú)法有效地推廣起來(lái)。因此決定引入上上簽電子簽約,打造供應(yīng)鏈“云簽”服務(wù),在實(shí)現(xiàn)線上便捷簽署的同時(shí)解決以下幾方面業(yè)務(wù)問(wèn)題:

1. 合同數(shù)量大、簽署頻繁,簽訂過(guò)程周期長(zhǎng)

除了與各供應(yīng)商之間簽訂長(zhǎng)期合作協(xié)議外,企業(yè)還會(huì)根據(jù)商品銷量隨時(shí)下單并定期結(jié)算。商品的品類不同結(jié)算周期也不盡相同,結(jié)算周期短則按周,長(zhǎng)則以月計(jì)。甚至有大宗貨物需要提前囤積時(shí)還要當(dāng)天結(jié)算,因此單據(jù)數(shù)量巨大。在原有的業(yè)務(wù)流程中,結(jié)算單據(jù)需要線下進(jìn)行,由供應(yīng)商指派專人定期攜帶印章前往現(xiàn)場(chǎng)線下核對(duì)并進(jìn)行簽署,這樣增加了供應(yīng)商結(jié)算的工作量,也使得結(jié)算時(shí)間大大延長(zhǎng)。

針對(duì)以上情況,這家企業(yè)在供應(yīng)商管理平臺(tái)中,通過(guò)接入上上簽電子簽約服務(wù),搭建了“云簽”模塊,將供應(yīng)商入駐、資質(zhì)審核、在線簽約、訂單管理及對(duì)賬結(jié)算實(shí)現(xiàn)一體化線上服務(wù)。供應(yīng)商通過(guò)平臺(tái)賬號(hào)進(jìn)行線上核對(duì),及時(shí)反饋疑議,無(wú)需再指派人員往返現(xiàn)場(chǎng),在線用印即可完成簽署。

采用云簽方式后主要有兩方面價(jià)值：(1)在簽署形式上,相關(guān)負(fù)責(zé)人在線即可完成合同預(yù)覽和審批,驗(yàn)證碼確認(rèn)完成簽署,全程操作簡(jiǎn)單快捷,提升了內(nèi)部員工和外部合作伙伴的簽署體驗(yàn);(2)在簽署流程上,減少了供應(yīng)商線下在各部門之間往返修訂及核驗(yàn)的繁瑣流程,通過(guò)轉(zhuǎn)為系統(tǒng)引導(dǎo),極大提高了簽約效率。

2. 供應(yīng)商資質(zhì)審核周期長(zhǎng),審核及存管成本高

該連鎖零售企業(yè)合作的供應(yīng)商規(guī)模各異且遍布全國(guó)。在有新商家與其合作前,企業(yè)需要對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審查。以往采用郵寄的方式收集,但存在著諸多潛在風(fēng)險(xiǎn)。譬如,難以鑒別資質(zhì)真?zhèn)?無(wú)法及時(shí)獲悉供應(yīng)商業(yè)務(wù)人員的變更,資質(zhì)有誤重新郵寄加長(zhǎng)了業(yè)務(wù)審核周期,沒(méi)有及時(shí)更新供應(yīng)商變更的主體信息等。上線電子簽約后,企業(yè)統(tǒng)一要求其供應(yīng)商在注冊(cè)后在線提交資質(zhì)材料,通過(guò)科技手段實(shí)名認(rèn)證的方式對(duì)信息進(jìn)行核驗(yàn)、初篩后,再由自身的業(yè)務(wù)人員進(jìn)行審核。這樣在加快注冊(cè)和審核進(jìn)程,減輕業(yè)務(wù)負(fù)擔(dān)的同時(shí),規(guī)避了資質(zhì)及信息被篡改冒用的風(fēng)險(xiǎn)。

并且,后續(xù)供應(yīng)商資質(zhì)如有變更,也可以在線核驗(yàn)并要求供應(yīng)商重新提交。這家企業(yè)的供應(yīng)鏈系統(tǒng)為商家提供了完善的平臺(tái)管理體系,對(duì)于大型供應(yīng)商支持自主分配企業(yè)成員的用章權(quán)限,可根據(jù)企業(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)流程自主按照商品品類和所屬區(qū)域設(shè)定用印人員。此外,也支持供應(yīng)商在系統(tǒng)中自行維護(hù)信息的變更,在保障業(yè)務(wù)靈活度的同時(shí),最大程度節(jié)約了運(yùn)維成本。

除供應(yīng)商簽約場(chǎng)景,其他線上簽約場(chǎng)景也很多

完善的供應(yīng)鏈體系是這家企業(yè)能成為商超行業(yè)龍頭的核心優(yōu)勢(shì),其供應(yīng)鏈場(chǎng)景除上述供應(yīng)商入駐業(yè)務(wù)外,還涉及產(chǎn)地采購(gòu)、內(nèi)供外銷、物流運(yùn)輸以及金融服務(wù)等各環(huán)節(jié)。在完成供應(yīng)商入駐協(xié)議及對(duì)賬單相關(guān)場(chǎng)景的線上流程改造之后,這家企業(yè)陸續(xù)向集團(tuán)內(nèi)其他業(yè)務(wù)線進(jìn)行了電子簽約推廣。先后應(yīng)用于人事場(chǎng)景、物流運(yùn)輸場(chǎng)景、供應(yīng)鏈金融等場(chǎng)景。

人事場(chǎng)景:企業(yè)在全國(guó)20多個(gè)省市擁有上千家門店,員工超過(guò) 10 萬(wàn)人。簽約主體地域跨度大,人員受教育程度參差不齊且流動(dòng)性高。因此將人事合同搬移至線上后,不但可以減輕各門店的人工成本,還能夠?qū)崿F(xiàn)合同的線上管理和統(tǒng)一用印管控。供應(yīng)鏈金融場(chǎng)景:集團(tuán)專門為其供應(yīng)商提供金融服務(wù),服務(wù)內(nèi)容涉及小額貸款、金融產(chǎn)品、消費(fèi)貸款以及抵押貸款等場(chǎng)景,通過(guò)提供便捷的低息貸款,幫助供應(yīng)商緩解資金緊張,建立良性的供應(yīng)鏈生態(tài)。

2020年,企業(yè)在金融場(chǎng)景的合同類型較多,對(duì)簽約時(shí)效性要求非常高,電子簽約的引入,為供應(yīng)鏈金融業(yè)務(wù)的開(kāi)展提供了強(qiáng)有力支撐。另外,這家企業(yè)在物流場(chǎng)景也開(kāi)始應(yīng)用電子簽助力業(yè)務(wù)的開(kāi)展。

02. 企業(yè)應(yīng)用電子簽約的價(jià)值反饋

如前面所呈現(xiàn)的那樣,在 2017 年引入上上簽電子簽約后,這家企業(yè)優(yōu)先在相對(duì)復(fù)雜的供應(yīng)商入駐和簽署量巨大的對(duì)賬場(chǎng)景中采用了“電子簽約”,完善了從資質(zhì)審核、證書發(fā)放、在線簽署及后續(xù)合同在線管理的全流程管理鏈條。上上簽電子簽約的產(chǎn)品解決方案和系統(tǒng)成熟度,得到了企業(yè)方面的高度認(rèn)可。經(jīng)企業(yè)反饋,電子簽約對(duì)其業(yè)務(wù)和管理的價(jià)值主要體現(xiàn)在以下幾方面:

1. 縮短簽約周期,優(yōu)化簽約體驗(yàn)，以往在月底結(jié)算時(shí)大量供應(yīng)商人員需前往現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行訂單核對(duì),效率低下且容易出錯(cuò)。對(duì)于部分對(duì)印章管控嚴(yán)格的供應(yīng)商而言,還需將單據(jù)郵寄至其公司加蓋后寄回,一旦有數(shù)據(jù)錯(cuò)誤就需要重新打印和郵寄,不僅操作不便且延長(zhǎng)了簽署周期和結(jié)算周期。上線電子簽約后,簽約時(shí)間縮短至 24 小時(shí)內(nèi),如有異議支持在線申訴,可及時(shí)修改,完成簽署。

2. 合同內(nèi)容統(tǒng)一管控,釋放人力，原線下簽約時(shí),合同的修訂、審批與復(fù)核時(shí)間周期較長(zhǎng),線下審核效率低下,往往一個(gè)部門需設(shè)置4-5位員工,專人負(fù)責(zé)合同內(nèi)容的核對(duì)、合同掃描、歸檔和存管等工作。轉(zhuǎn)為線上簽署后,可由模板控制內(nèi)容,審核人員減少至1人,其僅需關(guān)注付款周期、返點(diǎn)比例等主要變量即可,規(guī)避了合同被篡改的可能。

3. 適應(yīng)企業(yè)全面數(shù)字化轉(zhuǎn)型，據(jù)企業(yè)介紹,公司將信息化建設(shè)視為下一階段發(fā)展的首要任務(wù)。技術(shù)方面,目前應(yīng)用的云計(jì)算、大數(shù)據(jù)分析等系統(tǒng)。業(yè)務(wù)模式方面,掌上APP、配送到家等,無(wú)不是為企業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型服務(wù)。而電子簽約作為信息化的“最后一公里”,打通了業(yè)務(wù)的最后簽約環(huán)節(jié),助力企業(yè)完成全面的線上數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

電子簽約甚至?xí)推髽I(yè)解決一些意想不到的問(wèn)題,下面就是來(lái)自一位上上簽電子簽約項(xiàng)目經(jīng)理的反饋:

類似這種的電子簽約實(shí)踐故事有不少,而這也讓我們感受到了來(lái)自電子簽約的魅力。

回答文章標(biāo)題和開(kāi)篇所提到的,電子簽約的價(jià)值點(diǎn)不僅僅是簡(jiǎn)單地將紙質(zhì)合同變成電子合同,更是對(duì)其業(yè)務(wù)管理與運(yùn)營(yíng)管控的一次經(jīng)營(yíng)革新:規(guī)避合同篡改風(fēng)險(xiǎn),優(yōu)化業(yè)務(wù)流程,減少事務(wù)性工作,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)線上管理,杜絕印章被亂用的可能。有助于企業(yè)從源頭上規(guī)范其供應(yīng)鏈,進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理,提升渠道運(yùn)營(yíng)效率。

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