很多時候我們在談電子簽約能給企業(yè)帶來哪些價值時,大多圍繞“降本增效”和“安全合規(guī)不可篡改”的方向展開。而文章開篇提到的這些恰恰經(jīng)常被用來闡釋這兩個維度。這些聽起來相對容易理解,也確實是企業(yè)關心的問題。關于電子簽約的應用價值,一家融資租賃企業(yè)做了一份數(shù)據(jù)總結:“應用電子簽約后,跟一家代理商簽約一年可節(jié)省60萬的郵寄打印費,現(xiàn)在只在10家代理商中應用了電子簽約,一年共節(jié)省了600萬。后續(xù)打算推廣至60家代理商。”

算下來,這確實是一筆不菲的費用。但如果深究,我們發(fā)現(xiàn)前面只是冰山一角,能闡述“降本增效”這個價值點的維度遠不止此。正如“簽約提效可節(jié)省15天的資金流轉周期”類似的反饋所呈現(xiàn)的那樣,電子簽約對企業(yè)的影響遠比我們看到的“節(jié)省郵寄打印成本”要多。而這種“多”是建立在不同行業(yè)、不同企業(yè)各自應用場景之上的。

拿其中的供應鏈場景來說。前不久,我們訪談了一些企業(yè),在這過程中意識到“哪怕大家都將電子簽約應用在了供應鏈場景,后續(xù)所產(chǎn)生的效應也不同。”可以說電子簽約在每家企業(yè)都有自己的專屬故事。下面要說的這則案例調研,來自一家早在2017年就開始使用上上簽電子簽約的大型連鎖零售企業(yè)。

一、在普遍關注供應鏈提效時,簽約痛點被放大

供應商簽約場景

在剛剛過去的“2021中國零售業(yè)供應鏈年會“上,中國連鎖經(jīng)營協(xié)會彭建真秘書長分享了對協(xié)會理事會關于供應鏈話題的調研。調研結果顯示,在企業(yè)負責人最關注的供應鏈話題里,排在首位的是“提升企業(yè)供應鏈效率的數(shù)字化應用”,包括供應鏈自動化和智能化。作為國內連鎖商超的頭部企業(yè),這家企業(yè)自成立伊始就極其注重用數(shù)字化手段完善供應鏈科技體系。20年間集團業(yè)務已覆蓋全國29個省份,500多個城市,超市數(shù)量達到1000多家。

如此迅速的發(fā)展更多的得益于集團長久以來對數(shù)字化建設的投入。在連鎖商超行業(yè),這家企業(yè)是較早開始實踐電子簽約的品牌之一。其擁有國內完善的供應鏈管理體系,在供應商資質審核、入駐合作、訂單簽署、對賬結算和金融服務等業(yè)務場景均存在簽約需求。

考慮上線電子簽約,主要是面臨以下挑戰(zhàn):

企業(yè)的供應商超過2萬家,簽約單據(jù)數(shù)量龐大。最初是基于傳統(tǒng) UKEY 解決方案,將電子簽約應用于供應商貸款服務中,但這種方式存在運維成本高、簽署體驗不佳、系統(tǒng)兼容性差等制約因素,申請 UKEY 的時長甚至要久于合同簽署,無法適應企業(yè)信息化建設及業(yè)務線上化簽署的要求,所以一直無法有效地推廣起來。因此決定引入上上簽電子簽約,打造供應鏈“云簽”服務,在實現(xiàn)線上便捷簽署的同時解決以下幾方面業(yè)務問題:

1. 合同數(shù)量大、簽署頻繁,簽訂過程周期長

除了與各供應商之間簽訂長期合作協(xié)議外,企業(yè)還會根據(jù)商品銷量隨時下單并定期結算。商品的品類不同結算周期也不盡相同,結算周期短則按周,長則以月計。甚至有大宗貨物需要提前囤積時還要當天結算,因此單據(jù)數(shù)量巨大。在原有的業(yè)務流程中,結算單據(jù)需要線下進行,由供應商指派專人定期攜帶印章前往現(xiàn)場線下核對并進行簽署,這樣增加了供應商結算的工作量,也使得結算時間大大延長。

針對以上情況,這家企業(yè)在供應商管理平臺中,通過接入上上簽電子簽約服務,搭建了“云簽”模塊,將供應商入駐、資質審核、在線簽約、訂單管理及對賬結算實現(xiàn)一體化線上服務。供應商通過平臺賬號進行線上核對,及時反饋疑議,無需再指派人員往返現(xiàn)場,在線用印即可完成簽署。

采用云簽方式后主要有兩方面價值：(1)在簽署形式上,相關負責人在線即可完成合同預覽和審批,驗證碼確認完成簽署,全程操作簡單快捷,提升了內部員工和外部合作伙伴的簽署體驗;(2)在簽署流程上,減少了供應商線下在各部門之間往返修訂及核驗的繁瑣流程,通過轉為系統(tǒng)引導,極大提高了簽約效率。

2. 供應商資質審核周期長,審核及存管成本高

該連鎖零售企業(yè)合作的供應商規(guī)模各異且遍布全國。在有新商家與其合作前,企業(yè)需要對供應商進行資質審查。以往采用郵寄的方式收集,但存在著諸多潛在風險。譬如,難以鑒別資質真?zhèn)?無法及時獲悉供應商業(yè)務人員的變更,資質有誤重新郵寄加長了業(yè)務審核周期,沒有及時更新供應商變更的主體信息等。上線電子簽約后,企業(yè)統(tǒng)一要求其供應商在注冊后在線提交資質材料,通過科技手段實名認證的方式對信息進行核驗、初篩后,再由自身的業(yè)務人員進行審核。這樣在加快注冊和審核進程,減輕業(yè)務負擔的同時,規(guī)避了資質及信息被篡改冒用的風險。

并且,后續(xù)供應商資質如有變更,也可以在線核驗并要求供應商重新提交。這家企業(yè)的供應鏈系統(tǒng)為商家提供了完善的平臺管理體系,對于大型供應商支持自主分配企業(yè)成員的用章權限,可根據(jù)企業(yè)實際業(yè)務流程自主按照商品品類和所屬區(qū)域設定用印人員。此外,也支持供應商在系統(tǒng)中自行維護信息的變更,在保障業(yè)務靈活度的同時,最大程度節(jié)約了運維成本。

除供應商簽約場景,其他線上簽約場景也很多

完善的供應鏈體系是這家企業(yè)能成為商超行業(yè)龍頭的核心優(yōu)勢,其供應鏈場景除上述供應商入駐業(yè)務外,還涉及產(chǎn)地采購、內供外銷、物流運輸以及金融服務等各環(huán)節(jié)。在完成供應商入駐協(xié)議及對賬單相關場景的線上流程改造之后,這家企業(yè)陸續(xù)向集團內其他業(yè)務線進行了電子簽約推廣。先后應用于人事場景、物流運輸場景、供應鏈金融等場景。

人事場景:企業(yè)在全國20多個省市擁有上千家門店,員工超過 10 萬人。簽約主體地域跨度大,人員受教育程度參差不齊且流動性高。因此將人事合同搬移至線上后,不但可以減輕各門店的人工成本,還能夠實現(xiàn)合同的線上管理和統(tǒng)一用印管控。供應鏈金融場景:集團專門為其供應商提供金融服務,服務內容涉及小額貸款、金融產(chǎn)品、消費貸款以及抵押貸款等場景,通過提供便捷的低息貸款,幫助供應商緩解資金緊張,建立良性的供應鏈生態(tài)。

2020年,企業(yè)在金融場景的合同類型較多,對簽約時效性要求非常高,電子簽約的引入,為供應鏈金融業(yè)務的開展提供了強有力支撐。另外,這家企業(yè)在物流場景也開始應用電子簽助力業(yè)務的開展。

02. 企業(yè)應用電子簽約的價值反饋

如前面所呈現(xiàn)的那樣,在 2017 年引入上上簽電子簽約后,這家企業(yè)優(yōu)先在相對復雜的供應商入駐和簽署量巨大的對賬場景中采用了“電子簽約”,完善了從資質審核、證書發(fā)放、在線簽署及后續(xù)合同在線管理的全流程管理鏈條。上上簽電子簽約的產(chǎn)品解決方案和系統(tǒng)成熟度,得到了企業(yè)方面的高度認可。經(jīng)企業(yè)反饋,電子簽約對其業(yè)務和管理的價值主要體現(xiàn)在以下幾方面:

1. 縮短簽約周期,優(yōu)化簽約體驗，以往在月底結算時大量供應商人員需前往現(xiàn)場進行訂單核對,效率低下且容易出錯。對于部分對印章管控嚴格的供應商而言,還需將單據(jù)郵寄至其公司加蓋后寄回,一旦有數(shù)據(jù)錯誤就需要重新打印和郵寄,不僅操作不便且延長了簽署周期和結算周期。上線電子簽約后,簽約時間縮短至 24 小時內,如有異議支持在線申訴,可及時修改,完成簽署。

2. 合同內容統(tǒng)一管控,釋放人力，原線下簽約時,合同的修訂、審批與復核時間周期較長,線下審核效率低下,往往一個部門需設置4-5位員工,專人負責合同內容的核對、合同掃描、歸檔和存管等工作。轉為線上簽署后,可由模板控制內容,審核人員減少至1人,其僅需關注付款周期、返點比例等主要變量即可,規(guī)避了合同被篡改的可能。

3. 適應企業(yè)全面數(shù)字化轉型，據(jù)企業(yè)介紹,公司將信息化建設視為下一階段發(fā)展的首要任務。技術方面,目前應用的云計算、大數(shù)據(jù)分析等系統(tǒng)。業(yè)務模式方面,掌上APP、配送到家等,無不是為企業(yè)的數(shù)字化轉型服務。而電子簽約作為信息化的“最后一公里”,打通了業(yè)務的最后簽約環(huán)節(jié),助力企業(yè)完成全面的線上數(shù)字化轉型。

電子簽約甚至會幫企業(yè)解決一些意想不到的問題,下面就是來自一位上上簽電子簽約項目經(jīng)理的反饋:

類似這種的電子簽約實踐故事有不少,而這也讓我們感受到了來自電子簽約的魅力。

回答文章標題和開篇所提到的,電子簽約的價值點不僅僅是簡單地將紙質合同變成電子合同,更是對其業(yè)務管理與運營管控的一次經(jīng)營革新:規(guī)避合同篡改風險,優(yōu)化業(yè)務流程,減少事務性工作,實現(xiàn)數(shù)據(jù)線上管理,杜絕印章被亂用的可能。有助于企業(yè)從源頭上規(guī)范其供應鏈,進一步實現(xiàn)精細化管理,提升渠道運營效率。

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