數(shù)據(jù)歸檔軟件是數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的重要組成部分，因?yàn)槊總€(gè)公司都需要以安全有效的方式存儲(chǔ)敏感的重要數(shù)據(jù)。

對(duì)于每天使用的數(shù)據(jù)，可以使用多種方法來實(shí)現(xiàn)，從云存儲(chǔ)到專用的本地網(wǎng)絡(luò)。但是，當(dāng)需要存儲(chǔ)不再有效使用的數(shù)據(jù)以進(jìn)行長(zhǎng)期檢索時(shí)，會(huì)發(fā)生什么情況？這是使用數(shù)據(jù)歸檔軟件時(shí)的情況。

但是，這個(gè)簡(jiǎn)單的定義隱藏了很多復(fù)雜性。對(duì)于許多組織而言，以高效，安全和可搜索的方式存儲(chǔ)數(shù)據(jù)可能是一個(gè)真正的挑戰(zhàn)。值得慶幸的是，這是歸檔軟件可以幫助完成的任務(wù)。最好的數(shù)據(jù)歸檔解決方案將為您提供一種有效且安全的長(zhǎng)期存儲(chǔ)數(shù)據(jù)方式，還可以幫助確保遵守法規(guī)框架。

在本文中，我們將研究數(shù)據(jù)歸檔軟件的四個(gè)關(guān)鍵功能。

可搜尋性

任何歸檔軟件的核心都是能夠搜索已歸檔的數(shù)據(jù)。可搜索性是該軟件的關(guān)鍵功能，因?yàn)槿绻麤]有強(qiáng)大的搜索界面，可能很難找到可能多年未使用過的文檔。

因此，大多數(shù)歸檔軟件會(huì)將元數(shù)據(jù)附加到已歸檔的每個(gè)數(shù)據(jù)中，并允許用戶搜索這些元數(shù)據(jù)。

通常，將在已歸檔文檔的描述中顯示的元數(shù)據(jù)片段為：

文件類型（例如PDF或電子郵件文件）。

數(shù)據(jù)源，可以在其中搜索結(jié)果。

文件的作者以及創(chuàng)建和存檔的日期，使用戶可以按時(shí)間順序進(jìn)行搜索。

文件中的重要數(shù)據(jù)（例如財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)），使用戶可以使用這些關(guān)鍵字搜索檔案。

優(yōu)化

即使是今天最小的公司，也將產(chǎn)生相對(duì)大量的數(shù)據(jù)。歸檔此文件可能會(huì)很昂貴，因?yàn)楣緦⑿枰扛魩啄曩徺I額外的存儲(chǔ)空間。

有兩種策略可以用來解決此問題，并且通常是一前一后地使用的。

一種是利用云計(jì)算，云計(jì)算的主要優(yōu)點(diǎn)之一是降低了存儲(chǔ)大量數(shù)據(jù)的成本，并且減少了對(duì)昂貴的本地硬件進(jìn)行投資的需求。第二個(gè)是歸檔軟件，可以與云存儲(chǔ)結(jié)合使用，以優(yōu)化歸檔的硬件要求。

這就是研究公司Gartner所說的“整體存儲(chǔ)優(yōu)化”。正如他們指出的那樣，具有此功能的存檔軟件使您可以“減少生產(chǎn)中的數(shù)據(jù)量并保持無縫的數(shù)據(jù)訪問”，這反過來又帶來了許多好處。它可以減少資本支出和運(yùn)營(yíng)支出，改善信息治理，降低風(fēng)險(xiǎn)，并改善對(duì)用于報(bào)告和分析的輔助數(shù)據(jù)的訪問。

自動(dòng)化

盡管目前可以使用上述三個(gè)功能來定義高質(zhì)量的數(shù)據(jù)歸檔軟件，但歸檔軟件仍在不斷開發(fā)中，并且定期發(fā)布新功能。這意味著在保留上述核心功能的同時(shí)，數(shù)據(jù)歸檔的未來可能會(huì)利用一些令人興奮的新技術(shù)。

目前，大多數(shù)備份和歸檔趨勢(shì)都集中在自動(dòng)化上。人們相信，由AI和ML驅(qū)動(dòng)的自動(dòng)化系統(tǒng)可以幫助使數(shù)據(jù)存檔過程更快，甚至可以用于使元數(shù)據(jù)的生產(chǎn)自動(dòng)化。此外，這些系統(tǒng)可用于加快證明數(shù)據(jù)檔案符合法規(guī)框架的過程。

靈活性

最后，與其他歸檔解決方案相比，歸檔軟件的主要優(yōu)點(diǎn)之一是，該軟件使公司能夠歸檔各種不同類型的數(shù)據(jù)，并將歸檔寫入類似的各種存儲(chǔ)介質(zhì)。

這在今天尤其重要，因?yàn)樵S多公司所做的大部分事情都發(fā)生在傳統(tǒng)上不被視為“文檔”的媒體中。當(dāng)今市場(chǎng)上最好的存檔軟件將使組織可以存檔社交媒體帖子或客戶服務(wù)請(qǐng)求日志。

只要正確標(biāo)記了這些數(shù)據(jù)并進(jìn)行搜索，就可以使存檔軟件為您提供業(yè)務(wù)活動(dòng)的真正整體存檔。

歸檔：效率和數(shù)據(jù)合規(guī)性

最終，數(shù)據(jù)存檔軟件為公司提供了一種強(qiáng)大而簡(jiǎn)便的方法來存檔其數(shù)據(jù)，以進(jìn)行長(zhǎng)期存儲(chǔ)和檢索。通過為組織提供搜索功能，資源優(yōu)化和存檔各種媒體的功能，存檔軟件可以極大地提高業(yè)務(wù)效率和法規(guī)遵從速度。
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