1.項目背景

1.1智慧檔案館是什么

智慧檔案館是基于物聯(lián)網、云計算等新技術構建的智能管理多元化檔案資源、具有感知與處置檔案信息能力并提供檔案信息泛在服務的新型虛擬檔案館。智慧檔案館的管理對象為多元化的檔案資源和檔館資源。多元化的檔案資源包括館藏傳統(tǒng)檔案和新型檔案的內容信息與載體信息，如原生的電子檔案、檔案數(shù)字化成果、檔案目錄數(shù)據庫、檔案載體信息庫等；檔館資源管理對象為檔案館樓宇智慧管理。檔館庫房自動化、檔館溫控系統(tǒng)等。

與目前的數(shù)字檔案館相比，智慧檔案館的服務范圍將因使用移動服務技術而更為廣泛。采用有線寬帶技術和無線寬帶技術，使智慧檔案館成為寬帶檔案館和無線檔案館，在檔案館內將實現(xiàn)檔案信息感知與服務的泛在化；并通過三網融合的互聯(lián)網、移動通信網絡等服務平臺，實現(xiàn)城鄉(xiāng)檔案信息利用服務的全覆蓋。

智慧檔案館能夠在數(shù)字檔案館的基礎之上，通過各類采集終端和各類有線、無線寬帶網絡技術，實現(xiàn)物聯(lián)網、互聯(lián)網和移動互聯(lián)網等網絡互聯(lián)，隨時采集環(huán)境信息、物體動態(tài)信息，增強智慧檔案館信息獲取、實時反饋和隨時隨地智能服務的能力，充分發(fā)掘數(shù)字檔案的資源優(yōu)勢，運用新的信息技術和通信技術手段感知、分析、整合檔案資源和檔案館運行的信息，從而對于包括檔案收集、管理、利用、存儲、監(jiān)督等活動在內的各種需求做出智能響應和智慧支持，為檔案館中物與物、人與物、人與人的全面互聯(lián)、互通、互動提供了基礎條件，為檔案管理和信息開發(fā)創(chuàng)造更美好的前景。

1.2智慧檔案館做什么

（一）大數(shù)據時代的發(fā)展要求

目前，全球已進入信息時代，在這個數(shù)據爆炸的時代，每天都有各式各樣的數(shù)據在不斷累積，其累積的速度，令人嘆為觀止。企業(yè)及互聯(lián)網數(shù)據每年以50%的速率在增長，據Gartner預測，到2020年，全球數(shù)據將達到35ZB，等于80億塊4Tb硬盤。檔案行業(yè)當然也是如此，每天海量的數(shù)據在產生，如此龐大、復雜的數(shù)據以及如此高的增長速度對檔案館的檔案存儲空間、檔案實體整理、檔案信息服務等的挑戰(zhàn)不言而喻。

智慧檔案館的建設可以很好的解決這一難題。智慧檔案館引入了先進的IT技術，如數(shù)據挖掘、物聯(lián)網、云計算、大數(shù)據等，這些技術對于處理高速、大量的數(shù)據具有得天獨厚的優(yōu)勢。以云計算為例，該技術通過將龐大的計算處理程序自動拆分成無數(shù)個較小的子程序，再交由多部服務器所組成的龐大系統(tǒng)經搜索、計算分析之后將處理結果回傳給用戶。智慧檔案館建設，將當下這些最高新、最前沿的技術充分運用，為檔案信息資源深加工和開發(fā)利用帶來前所未有的前景。

（二）實現(xiàn)檔案信息資源的共享

目前，由于檔案存放具有特殊的保密性要求和安全性要求，以及各類檔案信息化建設的標準化不足，導致檔案信息資源共享仍是一個巨大的問題，具體的表現(xiàn)形式是同類型同行業(yè)的檔案信息資源無法真正實現(xiàn)共享。智慧檔案館依托智慧城市大背景而建，立足于整個行業(yè)，充分考慮不同數(shù)據的標準，不同平臺的兼容性等技術問題，并加強與其他社會公共信息服務的深度融合，從根本上解決了檔案信息資源共享難的問題。

（三）電子文件與實體檔案的實時關聯(lián)

在實際的電子文件管理過程中，由于檔案部門與電子文件形成部門的分離性和檔案收集的滯后性等特點，往往難做到電子文件與實體檔案的實時關聯(lián)，這極大的增加了檔案管理的工作量和工作難度基于IT技術的智慧檔案館，通過對有關數(shù)據接口的對接，實現(xiàn)電子文件形成過程中即電子流中抓取檔案資源，電子文件形成后馬上與檔案管理，形成一一對應的關系，真正實現(xiàn)文檔一體化，實現(xiàn)對電子文件的全面管理，豐富和充實文件生命周期理論

（四）簡化檔案行政審批流程

簡化行政審批流程是打造廉潔、高效、陽光政府的重要舉措。檔案館作為提供政府公開信息和民生信息的資源中心，對其行政審批流程的簡化，無疑會促進陽光、高效政府的建立。

智慧檔案管理對簡化檔案行政審批流程作用顯著：建設好智慧檔案館后，檔案利用者在提供必要的證明材料后，將領取到一張智能卡作為身份識別手段。檔案利用者的查閱需求發(fā)送到系統(tǒng)后，管內審批將會查閱需求按照預設的工作順序發(fā)送到各個用戶的終端設備進行在線審批。對于數(shù)字檔案的利用，用戶可以直接在大廳的自主查閱設備上憑卡查閱；對于紙質檔案的利用，系統(tǒng)將自動形成調檔請求發(fā)送到對應庫房的管理員終端設備，并用語音廣播和LED屏通知管理員，管理員按照指示找到實體檔案后通過升降傳輸設備傳輸?shù)椒沾翱谔峁┫嚓P利用，整個流程快捷順暢，改變了目前檔案“跑斷腿”的現(xiàn)狀。

（五）簡化檔案管理工作，提升檔案管理效率

依靠人工的資料盤點工作，特別是已歸類的盤點工作量太大而且效率很低。管理員盤點資料要憑自身的記憶對資料進行分類放置和記錄，費時勞神卻又很難達到目的。引入先進的RFID資料盤點工具和方法，可實現(xiàn)資料盤點的自動化或半自動化。

RFID非接觸、遠距離、快速讀取多個標簽的特點，使盤點工作簡單有效，RFID使從不能盤點到可以盤點、輕松盤點;同樣，可以輕松實現(xiàn)順架等功能;歸檔時可以根據資料圖形化路線(相當于電子地圖)指示管理員員按正確位置順利歸檔。

（六）安全舒適的檔案庫房環(huán)境

檔案庫房環(huán)境控制系統(tǒng)集環(huán)境監(jiān)控、燈光設備監(jiān)控、視頻監(jiān)控、消防、防盜監(jiān)控于一身，全方位控制檔案庫房的溫、濕度、Tvoc、PM2.5、漏水、煙霧、火情和非法進入等情況，保證檔案存放環(huán)境的安全，延長檔案壽命。同時，良好的庫房環(huán)境極大的保障了檔案庫房工作人員的身體健康，提升了利用者和工作人員的滿意度。

（七）開辟檔案宣傳和利用新途徑

智慧檔案館基于IT技術的前瞻性設計，使其在開展檔案宣傳和利用的過程中能獨辟蹊徑。傳統(tǒng)的檔案宣傳工作主要是開展檔案借閱、提供檔案閱覽、提供檔案出版物、舉辦講座等相對被動的宣傳方式。智慧檔案館時代，可以借助新的技術平臺，主動尋找潛在人群，有針對性開展宣傳，使檔案工作真正融入到百姓的生活中。

檔案利用工作也可以變被動為主動、通過數(shù)據挖掘、云計算等技術手段，全面科學的分析檔案用戶，及時準確的預測新的利用熱點和潛在利用人群，為開發(fā)利用做好充分準備。

智慧檔案館不僅是檔案資源管理與開發(fā)的平臺，也是智慧城市的重要組成部分，在智慧城市體系建設中發(fā)揮極為廣泛的作用。如對社會事業(yè)與公共服務信息化而言，智慧檔案館可以以市民和社會組織需求為導向，發(fā)揮多元化檔案信息資源的服務作用，建立廣覆蓋、多途徑、多樣化的檔案信息服務體系，讓市民和社會組織享受到檔案信息化帶來的智慧服務和個性化服務。

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