近年來，我國檔案事業(yè)取得了長足的發(fā)展，檔案事業(yè)的規(guī)模擴大，數(shù)量也逐日增多，檔案的種類日趨多樣化，信息量迅速膨脹。但傳統(tǒng)檔案管理手段與技術所導致的問題日益突顯：

（一）、檔案編目流程

傳統(tǒng)方式下，檔案入館后先需進行分類、排序，并去裝訂，然后由人工撰寫檔案袋的相關信息，最后手工抄寫檔案目錄，并將目錄連同檔案一起封裝入檔案袋內。這種操作方式耗費大量勞動和時間，導致較多檔案入館后被長期堆放、得不到及時整理歸檔。此外，檔案編目與檔案袋謄寫多為簡單、重復性勞動，手工處理方式使得整個流程既繁瑣又低效。

（二）、檔案存放次序易被打亂

雖然檔案一般都分類存放，但是在檔案存取過程中，由于人工操作的隨意性和一些不可避免的錯誤，檔案存放的次序難免被打亂，造成檔案存放無序，查找困難。

（三）、檔案查閱耗時長

隨著檔案規(guī)模與種類越來越龐大，要查找某一檔案時，先由管理員找到存放該類型檔案的檔案架，再根據(jù)檔案的編目信息在檔案架的每一格進行查找。一旦檔案存取時沒有按規(guī)定存放在指定的位置，查找起來就好比海底撈針，需要將所有的檔案篩選一遍。

（四）、檔案的盤點操作不科學

由于檔案數(shù)量眾多，且檔案材料都封裝在檔案袋內，因此在盤點檔案時一般只清點檔案袋的數(shù)量。但在每個檔案袋內存放的檔案種類、數(shù)量均不相同，這種盤點方式并不能真正反映檔案儲存的真實信息。如果要拆開每個檔案袋進行盤點，那將是一項十分龐大的工程。

（五）、對失效檔案的管理滯后

有效期限是檔案價值體現(xiàn)的重要標志之一。因此，超過有效期限的檔案是沒有任何價值的，需要經常性銷毀以減少對檔案庫存資源的占用。但是，由于傳統(tǒng)管理模式下檔案盤點工作的困難，管理人員對檔案的儲存時間信息掌握很不準確，使得失效檔案不能被及時發(fā)現(xiàn)和處理。因此，很多已過保存期限的舊檔案仍然和有效檔案一起儲存在貨架上，形成大量冗余檔案，給檔案管理工作帶來額外負荷和成本。

近幾年來各單位檔案信息化建設開展得如火如荼，各單位的信息化建設都取得了一定程度的進步。但大多實現(xiàn)軟件信息化管理，并未在本質上提高檔案管理效益。通過對館藏紙制檔案掃描實現(xiàn)檔案的數(shù)字化，然后通過軟件實現(xiàn)對數(shù)字化后檔案的檢索利用，條形碼技術實際上也并沒有在檔案管理中廣泛的應用。隨著計算機網(wǎng)絡技術和條形碼技術的飛速發(fā)展，在現(xiàn)有的技術條件下，把RFID技術和數(shù)字檔案館建設與檔案實體的科學管理結合在一起，實現(xiàn)一種科學高效，高度現(xiàn)代化管理的檔案館建設新模式已經成為可能。鑒于這種現(xiàn)狀，檔案管理的技術升級與改造迫在眉睫。作為新一代物料跟蹤與信息識別的RFID技術的快速發(fā)展給檔案管理的自動化、智能化帶來了可能性，具有其他方式無可比擬的優(yōu)越性。

二 RFID技術簡介

RFID（RadioFrequencyIdentification），即無線射頻識別，是興起于20世紀90年代的一項自動識別技術。一個典型的RFID系統(tǒng)由射頻電子標簽、讀寫器以及天線三部分構成。它集編碼、載體、識別與通訊等多種技術于一體的綜合技術，主要原理是利用無線電波對一種標記媒體進行讀寫、識別的過程，非接觸性是它明顯特征。在實際應用中，讀寫器將特定格式的數(shù)據(jù)寫入RFID標簽，然后將標簽附著在待識別物體的表面。讀寫器可無接觸地讀取并識別電子標簽中所保存的電子數(shù)據(jù)，從而實現(xiàn)對物體識別信息的遠距離、無接觸式采集、無線傳輸?shù)裙δ堋?/p>

三 RFID智能檔案館管理功能簡介

從以上RFID在圖書管理行業(yè)等中的成功應用可看出，將RFID應用在檔案管理中，有其借鑒性和可行性。檔案館管理中可以在幾個方面來使用RFID技術：

（一）、實體檔案的統(tǒng)計：通過RFID讀寫設備在標簽中錄入案卷所屬的全宗號、目錄號、案卷題名、該案卷中文件份數(shù)及存放地等信息。在檔案案卷中安裝標簽，同時，通過無線網(wǎng)絡把這些信息傳送到服務器上，由專門管理軟件進行處理后形成數(shù)據(jù)庫。這項工作完成后，工作人員在統(tǒng)計檔案館藏時可以使用智能檔案架自動館藏盤點系統(tǒng)，不再需要核對每一個案卷。

（二）、實體檔案的管理：通過在檔案庫房門口安裝智能安全檢測門，實時的收集標簽信息，如果實體檔案未經過授權出庫，系統(tǒng)就會馬上與保安系統(tǒng)連動報警，保證檔案的保管安全。如果是經過授權的檔案出庫，那么軟件就會自動記錄出庫信息，并進行統(tǒng)計。

（三）、與數(shù)字檔案館項目的對應：一方面，可以在標簽中寫入檔案的數(shù)字化信息，這樣在檔案數(shù)字化過程的調卷和還卷過程中只需要掃描標簽就可以做的不錯掃，不漏掃。另一方面，標簽信息可以和檔案管理軟件通過接口程序連接，在利用檔案時先通過檔案管理軟件檢索到需要調卷的檔案，系統(tǒng)就會直接把這些檔案的信息發(fā)送到終端上，庫房人員通過終端可以直接找到檔案庫房中的檔案，實現(xiàn)快捷，準確的調檔。如果配合智能檔案架，這些信息可以實現(xiàn)檔案架自動打開檔案所在架，調檔人員根據(jù)智能檔案架指示燈指示打開架內找到需要檔案，整個過程10秒即可完成。其次，檔案在借閱過程中可以通過讀取標簽信息的門禁系統(tǒng)保證檔案不會被帶出檔案借閱室，保證檔案利用安全。

四 智能檔案館管理系統(tǒng)特點

（一）、非接觸式數(shù)據(jù)采集

RFID技術極大地增強了管理者對庫區(qū)存儲物品的信息收集、交換與跟蹤能力。管理者無需打開檔案袋，只需通過智能檔案管理系統(tǒng)盤點檔案架上檔案，就可以在電腦屏幕上顯示出盒內檔案的具體名目、數(shù)量、檔案摘要等信息，縮減了管理者的作業(yè)環(huán)節(jié)，提高了作業(yè)效率，從而有助于管理者實施庫存檔案的動態(tài)化管理。

（二）、快速掃描且一次性數(shù)據(jù)處理量大

RFID讀寫設備可以同時從多個射頻標簽中快速讀取包括貨位信息、檔案內容摘要信息等多項相關數(shù)據(jù)信息。如讀寫器可以每秒讀取100個標簽的數(shù)據(jù)，這比傳統(tǒng)掃描方式要快超過100倍。

（三）、標簽信息容量大可重復使用

與傳統(tǒng)的條形碼、磁卡等數(shù)據(jù)存儲介質相比，RFID標簽可存儲的數(shù)據(jù)量大大增加，可達1K甚至更大的容量；標簽的內容可以反復被擦寫，而不會損害標簽的功能，從而可實現(xiàn)標簽的重復使用。

（四）、安全性高

標簽的數(shù)據(jù)存取具有密碼保護，識別碼獨一無二，無法仿造，并且標簽指示加密技術，這種高度安全性的保護措施使得標簽上的數(shù)據(jù)不易被偽造和篡改。

（五）、抗污染性能強和耐久性

傳統(tǒng)條形碼的載體是紙張，因此容易受到污染損壞，但RFID對水、油和化學藥品等物質具有很強抵抗性。此外，由于條形碼是附于塑料袋或外包裝紙箱上，所以特別容易受到折損；RFID卷標是將數(shù)據(jù)存在芯片中，因此可以免受污染損壞。

（六）、體積小型化、形狀多樣化

由于RFID識別標簽可制作貼紙型，具有超薄、尺寸小特點。此外，RFID標簽更可往小型化與多樣形態(tài)發(fā)展，以應用于不同檔案。

（七）、可重復使用

現(xiàn)今的條形碼印刷上去之后就無法更改，RFID標簽則可以重復地新增、修改、刪除RFID卷標內儲存的數(shù)據(jù)，方便信息的更新。

（八）、穿透性和無屏障閱讀

在被覆蓋的情況下，RFID能夠穿透紙張、木材和塑料等非金屬或非透明的材質，并能夠進行穿透性通信。而條形碼掃描機必須在近距離而且沒有物體阻擋的情況下，才可以辨讀條形碼

（九）、標簽具有EAS防盜功能

配合智能安全檢測門，可以很好的防止檔案丟失，實現(xiàn)非法取走報警功能。目前我國軍隊檔案信息化建設作為目前全軍檔案工作的工作重點，為改善目前軍隊檔案管理效率，推進RFID在全軍檔案管理中的應用已成為必然趨勢。

五 智能檔案管理系統(tǒng)應用效率

依靠智能檔案管理系統(tǒng)極大的提高了館藏檔案管理工作效率，不僅速度提高，更重要的是順架的準確性也有了質的提升。通過館藏清點，不僅能掌握準確的掌握館藏檔案數(shù)量，更能掌握檔案類別和實時位置信息，實現(xiàn)手工順架方式幾乎不可能完成的任務。

借助智能檔案管理系統(tǒng)，通過對檔案架及粘貼有RFID標簽的檔案資料的掃描，可以對檔案進行架位信息采集、檔案地址信息的采集，幫助順架、查找和統(tǒng)計特定的檔案資料等。檔案架的架位信息與檔案館倉庫架位分布圖融合后，可以建立出詳細的檔案架分布地址數(shù)據(jù)模型圖，為日常檔案管理提供快捷的人機界面。

智能檔案管理系統(tǒng)的應用是RFID多項技術的綜合應用，應用智能密集架為查閱檔案管理者提供方便，也為提高檔案管理效率、減少檔案館管理成本提供了更加高效的途徑。

智能密集架出現(xiàn)將RFID技術在檔案館中的應用價值發(fā)揮到了最大，實現(xiàn)了真正意義上的“數(shù)字化檔案館”。

來源：申江萬國